Gebruik Assai’s API om verbinding te maken met Power BI: zo transformeer je documentbeheer in realtime projectinzichten en ontdek je waar knelpunten ontstaan.
Assai software: alles wat je moet weten over documentbeheer en projectinformatie
De wereld van documentbeheer verandert snel. Grote organisaties in de olie-, gas-, infrastructuur- en energiesector werken dagelijks met duizenden technische documenten. Het beheren, controleren en verspreiden van die informatie vraagt om slimme systemen. Een van de krachtigste tools op dit gebied is Assai software – een gespecialiseerde oplossing voor documentbeheer, projectcontrol en configuratiemanagement. Toch blijft er over Assai vaak oppervlakkige informatie te vinden. In dit artikel van TipTopTech.nl duiken we dieper in de unieke werking, voordelen én uitdagingen van deze software.
Wat is Assai software precies?
Assai software is een Enterprise Document Management System (EDMS) dat vooral wordt gebruikt in grote technische projecten. Denk aan bouw, infrastructuur, energiecentrales en olie- en gasprojecten. Waar standaardoplossingen als SharePoint of Dropbox tekortschieten in versiebeheer, traceerbaarheid en technische controle, biedt Assai een compleet platform waarin alle documentatie en revisies onder strikte controle blijven.
De software is ontworpen om de complexiteit van engineering data aan te kunnen: tekeningen, specificaties, testresultaten, vendor data, workflows en zelfs contractdocumenten. Alles wordt opgeslagen in een centrale database met strikte toegangsrechten en een controleerbare audit trail – essentieel voor compliance en kwaliteitsborging.
Wat Assai onderscheidt, is de combinatie van documentbeheer, workflow-automatisering en integratie met projecttools zoals Primavera P6 en SAP. Dat maakt het niet zomaar een opslagplatform, maar een integraal onderdeel van projectmanagement.
De unieke kracht van Assai software in technische omgevingen
Waar veel documentmanagementsystemen zijn gebouwd met IT of kantoorprocessen in gedachten, is Assai software ontwikkeld met een focus op engineering workflows. Dat betekent dat het systeem begrijpt hoe revisies, goedkeuringsprocessen en samenwerking tussen aannemers en engineers werken.
Een belangrijk voordeel is het relationele datamodel dat Assai gebruikt. Documenten staan niet op zichzelf, maar zijn gekoppeld aan systemen, locaties, componenten en leveranciers. Hierdoor ontstaat een digitaal netwerk van informatie dat de context van elk document zichtbaar maakt.
In de praktijk betekent dit dat een projectmanager niet alleen de nieuwste revisie van een tekening ziet, maar ook direct kan achterhalen:
Op welk systeem het betrekking heeft;
Welke leverancier verantwoordelijk is;
Wanneer de volgende revisie wordt verwacht;
En of de wijziging invloed heeft op andere documenten.
Dat soort verbanden zijn cruciaal in grote projecten waar een kleine wijziging miljoenen kan kosten.
Lees ook deze artikelen
Assai software en compliance: meer dan archiveren
Een van de grootste voordelen van Assai software ligt in de manier waarop het omgaat met compliance en traceerbaarheid. Bedrijven in gereguleerde sectoren moeten vaak voldoen aan normen zoals ISO 9001, ISO 55000 of specifieke veiligheidsrichtlijnen. Assai automatiseert die processen grotendeels.
Elk document dat door het systeem gaat, krijgt een volledige revisiegeschiedenis, inclusief datum, auteur, reviewer en goedkeurder. Er is geen manier om data te “verbergen” of te overschrijven, wat zorgt voor maximale betrouwbaarheid tijdens audits.
Een interessant detail dat weinig mensen weten: Assai bewaart niet alleen de bestanden zelf, maar ook de workflowbeslissingen en metadata-acties. Zo kan je zelfs jaren later nog reconstrueren waarom een bepaald document is goedgekeurd of afgekeurd – iets waar standaard systemen vaak tekortschieten.
Waarom Assai software anders is dan SharePoint of Documentum
Veel bedrijven beginnen met SharePoint of een andere generieke DMS-oplossing, maar lopen tegen grenzen aan zodra de projecten complex worden. Waar ligt dat verschil precies?
| Aspect | SharePoint / Documentum | Assai software |
|---|---|---|
| Doelgroep | Algemene bedrijfsprocessen | Technische projecten & engineering |
| Revisiebeheer | Handmatig of beperkt | Volledig geïntegreerd en verplicht |
| Workflowcontrole | Basis | Uitgebreid, met automatische escalaties |
| Metadata | Simpel | Relationeel en hiërarchisch |
| Integraties | Office / Teams | SAP, Primavera, AutoCAD, vendor portals |
| Audit trail | Beperkt | Tot op detailniveau zichtbaar |
Het is juist die technische precisie die Assai software geliefd maakt bij grote organisaties als Shell, TenneT en Rijkswaterstaat.
Voer vóór implementatie een “document lifecycle mapping” uit – het visualiseren van elke stap van creatie tot archivering voorkomt chaos en bespaart weken herwerk.
De implementatie: een uitdaging die vaak onderschat wordt
Hoewel de voordelen groot zijn, kent Assai software ook uitdagingen bij implementatie. Het systeem is krachtig, maar vraagt om een duidelijke structuur, goede training en discipline binnen het team.
Een veelvoorkomende valkuil is dat organisaties proberen hun bestaande mappenstructuur “één op één” over te zetten naar Assai. Dat werkt niet. De kracht van het systeem zit juist in het gebruik van metadata en relaties, niet in mappen.
Een succesvolle implementatie begint daarom met een gedetailleerde analyse van:
Documenttypes en workflows;
Rollen en verantwoordelijkheden;
Interfaces met andere systemen;
En vooral: wie beslist over revisiecontrole.
Bij TipTopTech.nl adviseren we bedrijven om al vóór de implementatie te investeren in een “data governance framework” – een set spelregels over hoe data wordt beheerd, herzien en verwijderd.
Slim gebruik van Assai software: verborgen functies
Wat veel gebruikers niet weten, is dat Assai software meerdere lagen van automatisering bevat die zelden volledig worden benut. Enkele voorbeelden van verborgen functies:
Automatische documentnummering – Assai kan zelf nummers genereren op basis van project, discipline en revisie. Dit voorkomt menselijke fouten en inconsistenties.
Vendor Document Management – Leveranciers kunnen via een portal direct documenten uploaden, waarna de interne reviewworkflow automatisch start.
Cross-project search – Voor organisaties met meerdere projecten kan Assai zoeken over alle databases heen, iets wat bij veel concurrenten niet mogelijk is.
Offline sync modules – Voor projectlocaties zonder stabiele internetverbinding biedt Assai de mogelijkheid om lokaal te werken en later te synchroniseren.
Door deze functies slim te gebruiken, kan een organisatie het rendement van de software verdubbelen – iets wat in de praktijk zelden gebeurt zonder gespecialiseerde training.
Lees ook deze artikelen
Nadelen en aandachtspunten bij het gebruik van Assai software
Geen enkel systeem is perfect, en dat geldt ook voor Assai. De software is uitgebreid en kan daardoor complex aanvoelen voor nieuwe gebruikers. De leercurve is steil, zeker voor niet-technische medewerkers.
Daarnaast zijn de licentiekosten en implementatiekosten hoger dan bij standaard documentmanagementsystemen. Maar wie het systeem optimaal inzet, bespaart op de lange termijn juist kosten door minder fouten, minder vertraging en betere compliance.
Een ander aandachtspunt is dat Assai sterk leunt op structuur en discipline. Zonder duidelijke afspraken over wie documenten aanmaakt, controleert en publiceert, vervalt de kracht van het systeem.
Integraties en toekomst van Assai software
De toekomst van Assai software ligt in verdere integratie met cloudplatforms en AI. Het bedrijf achter Assai investeert in intelligente zoektechnologie, waarmee gebruikers op context kunnen zoeken in plaats van bestandsnamen.
Ook zijn er plannen om AI-assisted document classification te introduceren: automatische herkenning van documenttypes en projectfase op basis van inhoud. Dit zou de handmatige invoer van metadata drastisch verminderen.
Daarnaast ontwikkelt Assai steeds meer API’s voor integratie met tools als Power BI en Microsoft Teams. Hierdoor kunnen projectteams niet alleen documenten beheren, maar ook realtime dashboards genereren over voortgang, revisies en compliance-status.
Praktische tips voor organisaties die Assai software willen gebruiken
Voor organisaties die overwegen om Assai te implementeren, zijn er enkele belangrijke lessen uit de praktijk:
Begin klein. Start met één afdeling of project en breid daarna pas uit.
Investeer in training. Gebruikers die de logica van metadata begrijpen, halen veel meer uit het systeem.
Gebruik templates. Standaardiseer documenttypen en workflows om chaos te voorkomen.
Kies een ‘Assai Champion’. Een interne expert die verantwoordelijk is voor kennisdeling en kwaliteitscontrole.
Evalueer continu. Assai is geen statisch systeem; processen moeten meegroeien met het project.
Bij TipTopTech.nl zien we dat organisaties die vanaf het begin investeren in een duidelijke structuur vaak 40% minder revisiefouten rapporteren in het eerste jaar na implementatie.
Hoe Assai software bijdraagt aan beter risicobeheer
Documentbeheer is niet alleen administratief: het is risicobeheer. Een verkeerd gereviseerde tekening kan leiden tot verkeerde constructies of vertragingen. Assai software biedt daarom proactieve controlemechanismen die afwijkingen signaleren voordat ze problemen veroorzaken.
Zo kan het systeem waarschuwingen genereren als:
Een revisie is goedgekeurd door iemand zonder bevoegdheid;
Een document niet binnen de afgesproken tijd is gereviewd;
Of als een leverancier verouderde bestanden heeft ingezien.
Dat maakt Assai niet alleen een documententool, maar een risicobeheersysteem voor projectdata – een aspect dat vaak onderbelicht blijft.
De kracht van consistentie: waarom Assai software blijft groeien
In een tijd waarin veel software gericht is op flexibiliteit en “plug & play”, onderscheidt Assai software zich juist door structuur en controle centraal te stellen. Voor organisaties die werken met duizenden documenten per maand, is die consistentie goud waard.
De groei van Assai wereldwijd – van Nederland tot het Midden-Oosten – laat zien dat behoefte aan betrouwbare, gecontroleerde documentmanagementsystemen alleen maar toeneemt.
En terwijl concurrenten inzetten op eenvoud, blijft Assai trouw aan zijn kern: controle, traceerbaarheid en integratie. Voor technische organisaties is dat precies wat nodig is.
Sander Vermeer
Sander Vermeer is een techliefhebber pur sang met een passie voor innovatie en digitale trends. Met een achtergrond in informatica en meer dan tien jaar ervaring in de IT-sector weet hij complexe technologie begrijpelijk te maken voor een breed publiek. Of het nu gaat om de nieuwste smartphones, slimme gadgets of ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie, In zijn vrije tijd experimenteert hij graag met domotica en droomt hij van een volledig geautomatiseerd huis. Bij TiptopTech.nl deelt hij zijn kennis, inzichten en enthousiasme om lezers te inspireren en altijd een stap voor te blijven in de digitale wereld.
Bekijk ook deze categorieën